Loading...
AARP-Age Friendly Survey GRANT CLOSEOUT-WF5.29.2020    May 29, 2020    Antron Watson  AARP  601 E Street, NW,   Washington, DC 20049     Email letter: awatson@aarp.org (no hard copy to follow)    RE: AARP‐Northampton Age‐Friendly grant closeout‐financial, programmatic, and product deliverables    Dear Antron,    Thank you so much for the AARP age‐friendly grant. The project allowed us to complete a survey and  analysis of that survey to help us with our on‐going age‐friendly planning.  Life became more  complicated with Covid‐19 striking just as we were doing the survey, but we were able to complete the  project on‐time and meeting all of the AARP grant requirements.    Attached is our final Age‐Friendly Survey of Northampton Residents, Summary Report, the grant  deliverable.  This will support both Senior Services program planning and Planning & Sustainability  master and strategic plan efforts.    Project Financial Report  Item AARP grant City of Northampton  Chris Curtis (consultant)‐ coordinate project team, prepare  and deliver survey, one month Survey Monkey, analyze  results, and draft up final report  $4,500  Extra month Survey Monkey (required because Covid‐19  slowed down our community outreach, requiring the  survey be up for longer than anticipated)   $99  Wayne Feiden (City of Northampton)‐ contractor  procurement, contractor oversight, AARP reporting   $700 (in‐kind)  Wayne Feiden, Marie Westburg, Cindy Langley‐ project  team‐ coordinate survey contents, outreach to community   for survey   $700 (in‐kind)      The final survey and resulting final report met all the requirements of the AARP grant:  1. A survey of Northampton residents on the needs of older adults for the eight domains of livability  (Outdoor Spaces; Transportation; Housing; Social Participation; Social Inclusion; Civic Participation  and Employment; Communication and Information; Community Support and Health Services).  2. 40 questions with respect to domain focus areas, as well as including general demographic  questions and general comments.  3. Targeting people at least 45 years of age  4. Administered online (because of Covid‐19 we focused on the on‐line survey)  5. A sample size of at least 300 responses.  6. An analysis report of survey findings.  7. Credit for funding support from AARP (see attached report for this credit)    In addition to Senior Services and Planning & Sustainability’s use of the final report, the report and all  project documents live at  http://archive.northamptonit.info/WebLink/Browse.aspx?id=687716&dbid=0&repo=CityOfNorthampton    Thanks again for your support.      Sincerely,    Wayne Feiden, FAICP  Director of Planning & Sustainability    Cc Marie Westburg, Director Northampton Senior Services   Cindy Langley, Northampton Council on Aging  Page 1 of 4 November 4, 2019  MEMORANDUM OF UNDERSTANDING    Grant Agreement    This MEMORANDUM OF UNDERSTANDING (“Agreement”) serves as an agreement between AARP, a social  welfare organization located at 601 E Street, NW, Washington, DC 20049 and Town of North Hampton, a  municipality, located at 210 Main St., Northampton, MA 01060 (“Organization”).  Whereas, AARP wishes to  grant Organization funding for the purposes set forth herein, and Organization wishes to perform the grant  activities described herein.  Therefore, the parties agree as follows:    1. AARP Grant Terms and Conditions.  AARP shall provide Organization with grant funding of up to $4,500.00  (“Grant Funds”) for the purpose of gathering and analyzing feedback from Northampton, MA residents in  order to develop an Age‐Friendly Action Plan, (“Goal”) so that Organization may perform the activities  described herein between November 20, 2019 and May 31, 2020 (“Grant Period”). These activities are  detailed in Attachment A: Project Timeline. Payment shall be provided according the schedule herein, and  subject to the following terms and conditions:    a. Grant Fee Schedule.  AARP shall disburse Grant Funds to Organization, according to the schedule  below:    i. AARP will provide a one‐time payment of $4,500.00 following execution of this  agreement.    b. Scope of Grant and Anticipated Activities to be Funded.  Organization shall use the Grant Funds to  undertake the following activities and achieve the following deliverables (collectively “Grant  Activities”):  i. Develop a survey to solicit feedback from the residents of Northampton to address the  needs of older adults with a respect to the eight (8) domains of livability (Outdoor  Spaces; Transportation; Housing; Social Participation; Social Inclusion; Civic Participation  and Employment; Communication and Information; Community Support and Health  Services)  1.b.i.1 Survey will have at least 40 questions with respect to domain focus areas, as  well as including general demographic questions (gender, age, ethnicity,  household makeup) and provide respondents an opportunity for general  comments  1.b.i.2 Survey will target people at least 45 years of age  1.b.i.3 Each survey must be administered by mail, in‐person, or online (if mailed, print  at least 1,400 copies of the survey).  ii. Gather at least 300 responses as data set for analysis of survey  iii. Provide analysis report of survey findings   iv. All promotional materials (such as newsletters, and press releases) will include a  statement about funding support from AARP in accordance with Section 8 herein  v. Event and/or signage will include AARP branding and language where possible in  accordance with Section 8 herein  vi. Organization will send after action report with a copy of the survey and results to AARP  MA by May 31, 2020 (via e‐mail – to awatson@aarp.org cc: aarpma@aarp.org)     Page 2 of 4 c. Reporting Requirements.  Grantee shall submit a financial and programmatic report to AARP within  thirty (30) days of the expiration of the grant period, detailing all progress or achievement of the  activities described herein.  The report shall include an itemized listing of any and all expenditures  and draw‐downs of the Grant Funds made during the Grant Period.    d. Documentation and Right to Audit.  Organization shall retain invoices, receipts, accounting records  and other supporting documentation for at least five (5) years following the expiration of the Grant  Period.  Organization shall maintain books and records consistent with generally accepted  accounting principles and good business practices.  AARP retains the right to audit Organization’s  books and records upon reasonable notice, for the limited purpose of confirming that funds are  expended and drawn down solely to conduct Grant Activities and in accordance with the terms of  this Agreement.    2. Permissible Use of Funds, Repayments, and Refunds.  Organization shall use the Grant Funds exclusively for  the performance of Grant Activities.  AARP retains the right to receive an immediate refund of all improperly  expended or unearned funds, as determined in AARP’s sole reasonable discretion, from Organization upon  written demand.  If Organization anticipates a change in the scope or direction of Grant Activities, it must  procure prior written approval from AARP before expending Grant Funds for any activity not specifically  detailed herein.  Furthermore, upon the expiration of the Grant Period or if Organization fails to comply  with any term of this Agreement, Organization agrees to return any unexpended portion of the Grant Funds  in Organization’s possession upon written demand from AARP.      3. Term and Termination.  The effective date of this agreement shall be the date of execution, and the  Agreement shall automatically terminate on June 1, 2020.  The Agreement may be terminated by AARP at  any time and for any reason upon written notification to Organization.  Upon such termination, Organization  shall not be required to return any portion of the paid Grant Funds to AARP, and AARP shall have no further  obligation to provide Organization with any unpaid portion of the Grant Funds.    4. No Implied Agency.  Nothing in this Agreement shall be deemed to create any partnership, joint venture,  joint enterprise, or agency relationship among the parties, and no party shall have the right to enter into  contracts on behalf of, to legally bind, to incur debt on behalf of, or to otherwise incur any liability or  obligation on behalf of, the other party hereto, in the absence of a separate writing, executed by an  authorized representative of the other party.  Each party shall be solely responsible for its employees and  contractors used to provide the Agreement.     5. No commercial or political activity.  Both parties recognize that AARP is a non‐profit, non‐partisan tax‐ exempt organization and agree that the Grant Funds will not be used to support or oppose political  candidates or initiatives.  Notwithstanding any specific deliverable herein, Grant Funds shall not be used to  promote any commercial product or for‐profit corporation.      6. Indemnification.  Each Party (an “Indemnifying Party”) shall indemnify, hold harmless, and defend the other  Party, its affiliates, and their respective partners, officers, directors, employees, contractors, agents and  representatives (each of whom is an "Indemnified Party") against all liability, costs, actions, suits, judgments,  damages, and expenses (including reasonable attorneys' fees and court costs) arising out of or resulting  from (a) the negligent, reckless or willful acts or omissions of Indemnifying Party, its officers, directors,  employees, members, independent contractors, or agents, (b) Indemnifying Party’s breach of this MOU,  including failure to provide the services and work as set forth in this MOU; and (c) any claim that the  Page 3 of 4 services or work product of the Indemnifying Party provided under this MOU infringe or violate the  intellectual property or other rights of third parties, except to the extent caused by the Indemnified Party.   The Parties acknowledge and agree that the indemnity specified herein will include, without limitation,  indemnification for settlements or compromises of matters covered by this indemnity.  The Indemnifying  Party shall not settle any such suit or claim without the Indemnified Party's prior written consent if such  settlement would be adverse to the Indemnified Party’s interest.  The Indemnified Party may, at its option,  conduct the defense in any third party action arising as described above and the Indemnifying Party agrees  fully to cooperate with such defense.  The obligations and rights granted in this Section 6 shall survive the  expiration and termination of the Agreement.    7. Insurance.  Both parties agree to carry and maintain comprehensive general liability and professional  liability in an amount not less than one million dollars ($1,000,000) and workers’ compensation insurance in  an amount as required by applicable law covering all personnel engaged in the furnishing of services under  this Agreement for the duration of the Grant Period.    8. Acknowledgment and Trademark Licenses.  Organization shall acknowledge AARP in any press release, public  announcement, or publicly‐released documents related to the Grant Activities detailed herein.  To that end,  AARP grants Organization a royalty‐free non‐exclusive, revocable license to use its name and corporate logo  solely for that purpose upon the advance written approval of AARP in each instance.  In addition, Organization  grants AARP a non‐exclusive, royalty‐free, world‐wide, license to use Organization’s corporate trademark,  including its name and/or logo for the limited purpose of communications regarding the grant between AARP  and Organization to AARP members, the 50+ and the general public in promotion of AARP in all media and  mediums, including without limitations, broadcast, print, online and AARP membership materials until the  expiration or termination of this Agreement.  All trademark licenses granted under this section are non‐ transferrable and shall automatically terminate at the expiration or termination of this Agreement.    9. No Publicity.  Notwithstanding any specific deliverable herein, neither party may issue a press release, hold a  press conference, or otherwise refer to the other party in any manner with respect to this Agreement without  the prior written consent of such other party.     10. Warranties.  Each Party hereby represents and warrants that:  (a) it has full power and authority to enter  into this Agreement and perform its obligations hereunder; (b) it is duly organized, validly existing and in  good standing under the laws of the jurisdiction of its origin; (c) it has not entered into, and during the Term  will not enter into, any agreement that would prevent it from complying with this Agreement; (d) it will  comply with all applicable laws and regulations in its performance of this Agreement; and (e) the content,  media and other materials used or provided as part of the Agreement shall comply with all applicable laws  and regulations and shall not infringe or otherwise violate the intellectual property rights, rights of publicity  or other proprietary rights of any third party.  If necessary, Organization shall enter into written agreements  and obtain written releases from third parties, in order to ensure that any work product can be used by  AARP as contemplated herein.  11. Confidentiality and Privacy.  Both parties agree to take commercially reasonable measures to protect  information obtained from the other, provided information is marked “confidential” or is of such a nature  that the recipient party has reason to believe it is confidential.  Organization shall not rent, sell, lease,  distribute, or otherwise knowingly make available to any third party any information obtained from AARP  about AARP, AARP members, or any AARP activity, unless (i) prior written authorization has been obtained;  or (ii) Organization is required to release information by valid subpoena or court order.  This section shall  survive the expiration or termination of this Agreement.